先说三句：CRA 要求自雇人士和小生意保存完整记账凭证6 年（自相关税务年度结束之日起算，不是从报税日算），收入、支出、银行对账单、合同、报税记录一个都不能少；只有”留了、留全、能读、找得出来”，报税抵扣才站得住脚；被 CRA 查账时拿不出来，轻则抵扣被取消补税加罚款，重则被认定为申报不实。
多伦多的李先生做咖啡车生意三年，一直用手机随手拍收据存在相册里。去年被 CRA 抽查，要求提供某一年的全部进货和收入凭证——三天后他只能翻出一堆糊成一团的照片和一张缺了页角的纸质总账。结果：部分抵扣被取消，补税加利息上万加元。他后来跟朋友说：”我以为赚了多少钱心里有数就行，没想到 CRA 要的是纸面上的每一条线。”
这篇就讲透：CRA 到底要你留哪 5 类凭证、每类留什么、留多久、纸质还是电子版行不行，以及哪些地方一踩就爆。
一、CRA 对”凭证”的定义：留什么才算数
CRA（Canada Revenue Agency，加拿大税务局）的原则很朴素：你的记录必须足够详细，能算出你该交多少税，并且能支撑你申报的每一项抵扣（deduction）或税收抵免（credit）。光有”收支总额”不够，原始文件（original documents）必须留。
- 记录（Books and Records）：总账、记账本、电子账套等”最终记录”，汇总你一年到头的交易。
- 支持文件（Supporting Documents）：发票、收据、合同、银行对账单等原始凭证，用来证明记账本里的每一笔。
下面是自雇者最该留的 5 类凭证。
二、第 1 类：收入凭证（证明你赚了多少）
这是一切的起点。CRA 倒查时第一个要的就是收入端记录：你到底收了多少钱、从哪里收的。
- 销售发票（sales invoices）：每开一张都要留底，连续编号，不要跳号。
- 收款收据（receipts）：现金收款尤其重要，现金交易没有银行痕迹，收据是你唯一的自证。
- 订单/服务记录：电商订单导出单、预约系统记录、合同尾款确认邮件。
- 平台结算单：如 UBER、SkipTheDishes、Etsy、亚马逊卖家后台的结算单。
注意：现金收入必须全额申报。很多人以为”没进银行的钱 CRA 不知道”，但抽查时收入端和支出端对不上（如进货量远大于你申报的销售额），一样会被质疑。
三、第 2 类：费用支出凭证（证明你花了多少）
抵扣是自雇报税的核心，每一笔抵扣都要有对应凭证。常见可抵项目包括：
- 进货/原材料：供应商发票、送货单。
- 房租与水电：商业租约、每月账单；居家办公（home office）按比例抵的部分，留全屋和办公区的面积计算过程。
- 交通与差旅：油费、停车费、机票酒店票据。汽车费用注意 CRA 只看商用部分，留行车日志（logbook）。
- 设备与耗材：电脑、工具、文具、软件订阅。
- 餐饮与娱乐：发票要写清时间、地点、同行人、业务目的。
热敏纸收据（超市小票）会褪色——这是高频踩坑点。建议当场拍照存档或用扫描 App 转成电子版再备份。
四、第 3 类：合同与协议（解释”为什么有这笔账”）
这笔钱为什么会进出？合同就是答案。CRA 的 Income Tax Regulation 5800 点名要求保存：总账加上理解总账条目所必需的特殊合同或协议。
- 店铺/办公室租约（lease）。
- 客户服务合同、供应商供货合同。
- 合伙人协议、分红约定。
- 设备融资或贷款协议。
做咨询或接单的自由职业者：一句话概括，每一份服务合同都要留一份签字的，邮件确认版本也算。
五、第 4 类：银行与资金流凭证（交叉验证）
CRA 会把你的账和银行流水交叉核对，流水本身也是独立凭证。
- 商业银行账户月结单（bank statements）：最好单独开一个生意账户，公私账分开是第一原则。
- 信用卡账单：用于生意的卡和个人卡分开。
- 转账记录：Interac e-Transfer、PayPal、Stripe 的交易记录截图或导出。
- 取消的支票（cancelled cheques）、存款单（deposit slips）。
查账时最常发生的争论是：”这笔私人转账是不是收入？”公私分开能省掉九成这种争论。
六、第 5 类：雇员与报税相关记录（工资、GST/HST、报税表）
这部分漏了直接触发处罚：
- 工资单（payroll records）：员工工资、T4/T4A 申报记录。
- GST/HST 记录：进项抵税（Input Tax Credits）全靠逐笔发票凭证；年销售额超过 $30,000 必须注册 GST/HST 并代收代缴。
- 历年报税表（tax returns and schedules）：T2125（自雇经营表）、T1 全套。
- 往返 CRA 的信件：NOA（Notice of Assessment，评估通知）、调整函。
GST/HST 的保存要求与所得税并行，用同一套电子档案最省事。
七、保存年限：CRA 的 6 年规则与例外
这是本文最关键的政策数字（核实于 CRA 官网现行规定）：
| 情形 | 保存到什么时候 |
|---|---|
| 一般情形（个人/自雇/小生意） | 相关税务年度结束后起算 6 年 |
| 迟报税的年度 | 从你实际报税之日起算 6 年 |
| 生意结束（非公司） | 结业当年所在税务年度结束后 6 年 |
| 公司注销 | 注销日之后至少 2 年 |
| 资产/股票相关记录（涉及未来资本利得） | 资产出售当年税务年度结束后 6 年，建议更长 |
| 有申诉/异议未结 | 直到异议或上诉完全解决且上诉期过 |
| 欠缴的 GST/HST 未申报 | 6 年时钟从申报之日才开始走 |
举个例子：2025 税务年度（2025 年 12 月 31 日结束）的凭证，至少要保存到 2031 年 12 月 31 日。想提前销毁？必须填 CRA 的 T137 表格（Request for Destruction of Books and Records）获得部长许可，不获批销毁即违法。
注意：NOA（评估通知）下来不代表可以删文件。NOA 只是 CRA 处理了你的申报，不是审计。支持文件在保存期内仍可能被要求出示。
八、纸质还是电子版？CRA 接受的保存方式
好消息：CRA 接受电子版（具体要求见 Information Circular IC05-1 和 GST/HST Memorandum 15.2）。但电子版不是随手拍就行的：
- 可读性：扫描件必须清晰、完整、没有被裁剪关键信息；褪色的热敏纸小票要尽早扫描。
- 可检索：按年份、类别建好文件夹；文件名建议”2026-01-发票-供应商名.pdf”。
- 不能篡改：记录必须保持真实原始，CRA 不接受明显被编辑过的电子文件。
- 放境外要留意：把记录存在境外服务器或云上，需要向 CRA 申请许可（有专门规则），否则可能被认定为未履行保存义务。
- 不要发邮件给 CRA：CRA 明确说明不认为电子邮件是安全的提交渠道；配合审查用 My Business Account 或 Represent a Client 门户。
务实做法：”纸质原件 + 手机扫描 App + 云端双备份”，每季度花一小时整理一次。
九、费用、时间线与关键数字
- 记账软件成本：主流小生意记账工具（如 Wave、QuickBooks 自雇版）约每月 $0–$30 加元，远低于一次查账补税的代价。
- 扫瞄建档时间：每季度整理一次约 1–2 小时，一年下来不到一天工作量。
- 6 年保存期（关键数字）：以税务年度结束日起算，个人/自雇按日历年，公司按财年。
- $30,000 关键门槛：GST/HST 年销售额超过即须注册，此后代收代缴并保存完整的进项抵税凭证。
- T137 表格：想提前销毁凭证必须先获批，不获批即销毁视同违法。
- 罚则：凭证不全导致申报不实，CRA 可调整抵扣、加收利息，严重者另有罚款。
十、常见坑/红线 5 条
- 热敏纸小票褪色：超市、加油站的纸质收据半年就看不清了，不扫等于没留。
- 公私账混用一张卡：查账时无法解释每一笔私人流水，答辩成本巨大。红线：开业第一天就开独立生意账户。
- NOA 到了就删文件：NOA 不是审计，6 年期内随时可能被要求出示凭证。
- 现金交易”心里记”：现金收款必须开收据并入账；进货现金付款同样要拿收据。
- 只留总额不留明细：记账本只有”1 月支出 $5,000″，没有发票支撑，等于 0 分。CRA 要的是”每一分钱对应的一张纸”。
十一、新手 Checklist（开业 30 天内搞定）
- ☐ 开一个独立商业银行账户，生意收支只走这个账户
- ☐ 选一款记账软件或电子表格模板，每周至少记账一次
- ☐ 下一个扫描 App，设定”收据→拍照→按月份入文件夹”流程
- ☐ 所有合同、租约扫描存档，签字版和邮件版都要留
- ☐ 建好”2026-收入/支出/银行/合同/报税”五个文件夹
- ☐ 如果年销售额接近 $30,000，准备 GST/HST 注册
- ☐ 云端备份开启（至少两个位置），记录清楚谁能访问
十二、常见问题 FAQ
Q1：为什么标题写”7 年”保存，但正文说 CRA 要求是 6 年？
A：CRA 现行规定是”相关税务年度结束后 6 年”。但”结束后”这个起算点容易让人算错（迟报的要从实际报税日起算），很多人实务上多留 1 年当缓冲，就有了”7 年”的说法。按 6 年算合规，按 7 年算安心——取谁都别低于 6 年这个法定底线。
Q2：我只接零散的活，一年几千加元，还用记账吗？
A：要的。收入低于多少都不豁免记账义务，区别只在于凭证多少。几千加元的活，一年几十张收据，一个文件夹就能装下。
Q3：电子照片 CRA 真认吗？我需要保留纸质原件吗？
A：CRA 接受符合 IC05-1 要求的电子记录（清晰、完整、可检索、不篡改）。但热敏纸原件会褪色，建议”扫描+备份”后纸质再留一阵；大额发票（大额设备、租约）建议纸质也留到保存期结束。
Q4：生意做不下去了，关了，还要留记录吗？
A：要。非公司制生意，结业当年所在税务年度结束后 6 年内记录都要在；公司制至少 2 年（注销日起）。”不做了”不是销毁的理由。
Q5：收到 CRA 的审查信，要求提供三年前的凭证，我丢了怎么办？
A：先如实回复说明情况并提供你手头还能找到的部分，同时联系你的会计。无凭证的抵扣大概率被取消、补税加利息——事后补救成本远高于平时整理成本。记住期限内回复，逾期不理后果更重。
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官方来源：CRA 官网（Supporting documents / Information Circular IC05-1）、Canada.ca（Self-employed tax obligations）、Taxtips.ca（Books and records retention）。核验于 2026年10月8日。
关键政策以 CRA / 各省官网为准。本文仅供信息参考，不构成法律/移民/医疗/投资建议。
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