先说三句：加拿大自雇发票没有全国统一的固定格式，但 CRA 对能用来抵税（进项税额抵扣，Input Tax Credit，简称 ITC）的发票有明确的信息要求，金额越大要求越细；没注册 GST/HST 就绝不能在发票上收税；发票号、日期、服务描述、税额分列这几项写全，客户才能顺利抵税、你报税时也才对得上账。
多伦多的设计师小林第一年接自由职业，发票只写了一行“设计费 2000 加元”，客户公司财务直接退了回来：没有税号、没有服务明细、没有付款期限，财务没法入账抵税。小林补开一张规范发票后才收到款，前后拖了三周。这篇文章就把自雇发票一次讲透：5 项必备内容、3 种模板怎么选、5 个最常被问的问题，照着做就不会被退票。
1. 自雇发票到底是什么？和收据有什么区别
发票（Invoice）是你向客户正式请求付款的文件，上面写明你提供了什么服务、多少钱、什么时候付。收据（Receipt）是客户已经付完款后你给的收款凭证。实际操作中顺序是：先开票、客户付款、需要时再补收据。很多自由职业者只发一封“请付 2000 加元”的邮件，这在法律上很难算作规范发票，客户公司财务、以及 CRA 查账时都不好认。
加拿大没有规定自雇者必须用某个政府表格开票，你可以用 Word、Excel、Wave、QuickBooks、FreshBooks 等工具自制。但“格式自由”不等于“内容自由”：一旦涉及 GST/HST，进项税额抵扣的文件要求就由 CRA 定了。
2. 5 项必备内容：每一张发票都不能少
不管金额大小，下面 5 项建议每张发票都写全，金额越大越不能省：
第 1 项：你的身份信息
写你的法定姓名或注册的商号（Trade Name），加上联系地址、电话和邮箱。个体经营（Sole Proprietor）用个人法定姓名即可，不要冒用 Inc.、Ltd. 等公司后缀。如果你注册了 GST/HST，15 位税号（9 位商业号 + RT + 4 位，如 123456789RT0001）必须出现在发票上。
第 2 项：发票号和日期
发票号要唯一且连续，例如 2026-001、2026-002，不要跳号、不要重复。日期写开票当天日期，付款期限另外单列（如 Net 30，即开票后 30 天内付款，或写明具体到期日）。连续编号的好处是报税时一查就知道有没有漏单，CRA 查账时也能快速对上。
第 3 项：客户信息
写客户的法定姓名或公司全名、账单地址。金额较大的发票（见下文第 4 节的分档）CRA 明确要求有购买方姓名。写客户公司简称、甚至只写联系人名字，客户财务可能无法入账。
第 4 项：服务或商品描述
描述要具体到能对应合同和工作范围，不能只写“服务费”三个字。好的写法是：“2026 年 9 月品牌视觉设计：Logo 初稿 2 版 + 品牌色板 1 套，工时 20 小时，单价 100 加元/小时”。数量、单价、分项小计都列出来，税前小计（Subtotal）单独一行。
第 5 项：金额与税额分列
税前小计、GST/HST 金额、应付总额（Total Due）三行分开写。如果你是 GST/HST 注册人，税额要按适用税率单独列出；如果你是小规模供应商（Small Supplier，见第 5 节），发票上不出现税额，但建议加一句“未收取 GST/HST（小规模供应商）”，避免客户误以为你漏了税。
| 必备项 | 写什么 | 写错的后果 |
|---|---|---|
| 身份信息 | 法定姓名/商号、地址、联系方式、税号（如已注册） | 客户无法确认收款方，财务退票 |
| 发票号与日期 | 唯一连续编号、开票日、付款到期日 | 对账混乱、漏单、追款无据 |
| 客户信息 | 法定全名、账单地址 | 客户无法入账抵税 |
| 服务描述 | 具体工作内容、数量、单价、期间 | CRA 查账时无法对应合同 |
| 金额与税额 | 税前小计、税额、总额分列 | 税额不清，客户 ITC 抵扣被拒 |
3. CRA 分档要求：金额越大，发票越要细
CRA 对进项税额抵扣 supporting document 的信息要求按发票总额分三档（依据 CRA RC4022 等公开指引，核验于 2026 年 10 月 24 日；具体以 CRA 官网为准）：
- 100 加元以下：供应商名称、开票日期、应付总额三项即可。
- 100 加元至 499.99 加元：在以上基础上加 GST/HST 注册号，以及已收税额（或“价格已含 GST/HST 及适用税率”的声明）。
- 500 加元及以上：再加购买方姓名、付款条款、每项供应品的充分描述。
注意一个常见陷阱：分档看的是含税总额，不是税前价。一单税前 450 加元、安省 13% HST 的活，含税是 508.50 加元，已经落入 500 加元档，需要全套信息。最省事的做法是：不管金额大小，每张发票都按最高档写全，一劳永逸。
4. 税率怎么定：按客户所在地，不是按你所在地
服务类供应的销售税税率一般跟随供应地（Place of Supply），对服务而言通常是客户所在地，而不是你所在的省。常见税率（以官网为准，税率会调整）：安省 HST 13%；GST 5% 的省份如阿尔伯塔省和 BC 省（BC 另有 PST）；魁北克省 GST 5% + QST 9.975%。给外省客户开票时，千万别顺手写自己省的税率，这是自由职业者最常见的开票错误之一。
另外提醒：只有注册了 GST/HST 才能收税。还没注册就收了税，税要退给客户或上缴，账会很乱；注册后收的税也不是你的收入，是代政府收的，最终要通过 GST/HST 申报表净额上缴，减去你能抵扣的进项税额。
5. 小规模供应商：年收入 3 万加元以下可以不收税
CRA 的小规模供应商（Small Supplier）规则是：连续 4 个季度内应税收入不超过 30,000 加元的自雇者，可以不注册 GST/HST、不收税。但代价是也不能抵扣自己业务开支里的进项税额。一旦连续 4 个季度超过 30,000 加元，就必须注册，此后开出的发票都要收税。接近这个门槛时要提前规划，别等超了才发现前面几个月都漏收了税。
6. 3 种模板：按你的业务阶段选
模板一：极简模板（刚起步、单人、小额）
一页纸：你的姓名地址、客户名、日期、发票号、一行服务描述、税前小计、总额、付款方式（e-Transfer 邮箱或支票抬头）。适合每月只有 1–3 单、且都是小规模供应商状态的新手。工具用 Word 或 Google Docs 模板即可，关键是编号连续、每单存档。
模板二：标准明细模板（常规自由职业者，推荐）
在极简版上加：分项明细表（项目、数量、单价、小计）、税额分列行、付款条款（Net 15/Net 30、逾期处理）、备注栏（合同编号、工作期间）。这是本文推荐的主力模板，500 加元档全套信息一次到位，客户财务和 CRA 都挑不出毛病。Wave、Zoho Invoice 等免费工具有现成模板。
模板三：项目制/里程碑模板（大单、分期收款）
适合几千加元以上、按阶段付款的项目：发票上写清合同总价、本期里程碑（如“第二阶段：网站开发完成”）、本期应付、本阶段前已付、剩余尾款。每一期单独开票、单独编号，避免一单到底、尾款扯不清。合同里先写好里程碑和付款比例，发票只是执行合同的凭证。
选模板的原则：不是越复杂越好，而是“客户财务一次通过 + 自己报税一次对上”。从模板二起步，单量大了再上 QuickBooks、FreshBooks 这类带自动编号和催款提醒的工具。
7. 开票流程：第 1 步到第 5 步
- 第 1 步：工作开始前确认合同要素。服务范围、单价或总价、税率、付款期限写进合同或邮件确认，发票照合同开，不临场发挥。
- 第 2 步：按模板填好 5 项必备。核对税号、客户法定全名、金额算术（小计 + 税 = 总额）三遍，算术错误是被退票的第一原因。
- 第 3 步：工作完成当天开票。不要拖到月底统一开，越晚开、客户付款周期越晚起算，现金流越紧。
- 第 4 步：以 PDF 发送并存档。邮件正文写明发票号、总额、到期日，附件 PDF 存一份，云端和本地各留底。CRA 要求业务记录一般保存 6 年（以官网为准）。
- 第 5 步：到期未付就催。到期前 3 天提醒一次，逾期 7 天再催一次并附上原发票，逾期 30 天以上考虑暂停后续服务或走合同约定的处理方式。
8. 费用 / 时间线 / 关键数字单列
- 小规模供应商门槛：连续 4 个季度应税收入 30,000 加元，超过必须注册 GST/HST。
- CRA 发票信息分档：100 加元以下、100–499.99 加元、500 加元及以上三档，金额越大要求越细。
- 常见税率：安省 HST 13%、GST 5%、魁北克 QST 9.975%（均以官网为准）。
- 付款期限常见写法：Net 15、Net 30，或写明具体到期日；大额项目建议分里程碑收款。
- 记录保存：业务记录一般保存 6 年（以 CRA 官网为准）。
- 工具成本：Word/Google Docs 模板免费；Wave、Zoho Invoice 有免费档；QuickBooks、FreshBooks 付费版按月收费，具体以各产品官网为准。
9. 常见坑 / 红线 6 条
- 没注册却收税：没有 GST/HST 注册号就不能收税，收了要退，账目难收拾。
- 税率按自己省份写：服务税率跟客户所在地，外省客户用外省税率，写错税率客户抵扣会出问题。
- 发票上写 SIN 或个人银行卡信息：发票绝不能出现社会保险号（SIN）、银行卡密码或安全问题答案，收款只写 e-Transfer 邮箱或支票抬头。
- 描述只写“服务费”：CRA 查账时无法对应合同，客户 ITC 也可能被拒，描述必须具体。
- 发票号跳号、重号：编号不连续会被怀疑漏单或补单，坚持唯一连续编号。
- 现金交易不开票：收了现金也一样要开票入账，不开票就是账实不符，查账时风险最大。
10. 新手 checklist：开票前逐项打勾
- ☐ 法定姓名/商号、地址、联系方式写全
- ☐ GST/HST 税号（如已注册）无误，15 位完整
- ☐ 发票号唯一连续，日期和付款到期日都写了
- ☐ 客户法定全名和账单地址与合同一致
- ☐ 服务描述具体，数量、单价、分项小计齐全
- ☐ 税前小计、税额、总额三行算术正确
- ☐ 税率按客户所在地核对过
- ☐ 付款方式（e-Transfer 邮箱/支票抬头）写清
- ☐ PDF 已发送，云端和本地各存档一份
11. FAQ：5 个真实问题
Q1：我是小规模供应商，发票上要写税号吗？
A：不用，因为你没有注册、也没有税号。但建议注明“未收取 GST/HST（小规模供应商）”，让客户财务一眼看懂不是漏写。
Q2：客户在外省，税率到底用哪个省的？
A：服务类一般按客户所在地（供应地）定税率，不是按你所在的省。拿不准时查 CRA 的供应地规则，或以官网为准，宁可开票前问清楚也别猜。
Q3：发票金额不到 100 加元，也要写这么全吗？
A：CRA 对小额发票的要求确实较少，但统一按最高档写全最省事：模板固定、客户财务一次通过、报税对账也方便，不差那几行字。
Q4：客户拖着不付款，发票能当追款证据吗？
A：能，规范发票 + 合同 + 交付记录就是完整的追款证据链。所以发票、合同、工作交付记录要成套保存，缺一环追款都会变难。
Q5：以前开错的发票怎么办？
A：不要直接改原票重发。开一张更正发票（Credit Note）冲销原票，再开一张正确的新票，注明“更正原发票号 XXXX”，这样账目连续、查账也说得清。
相关阅读
官方来源：Canada Revenue Agency (CRA) – GST/HST, Canada.ca – GST/HST for small suppliers, CRA RC4022 – General Information for GST/HST Registrants。核验于 2026年10月24日。
关键政策以 CRA / 各省官网为准。本文仅供信息参考，不构成法律/移民/医疗/投资建议。
📱 更多加拿大生活干货，欢迎加微信交流：UUUMGT
